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Contraloría de Cartagena

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Acta:
Documento escrito que evidencia los temas tratados, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos en un comité, junta o reunión.

Alta dirección
Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para la Contraloría de Cartagena se asimila a los integrantes del Comité Directivo.

Anónimo
Es la denuncia, petición o queja, verbal o escrita, que una persona presenta en forma respetuosa ante la Contraloría General de Santander, haciendo uso del derecho a proteger su identidad. Deberá tenerse en cuenta, que debe ser respetuoso, que contenga un relato preciso de los hechos o irregularidades objeto de la denuncia, petición o queja, una descripción de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de la misma, que ameriten credibilidad o que se encuentren soportadas en medios probatorios

Archivo central
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo histórico
Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo público
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas

Asunto
Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

Audiencia de Control Fiscal Participativo
Se entiende como el espacio abierto mediante el cual se convoca a la comunidad en general y/o actores involucrados, para analizar temas de competencia del ente de control fiscal, en la vigilancia del manejo de los recursos públicos articulando en ello el ejercicio del control social. En esta audiencia se pueden rendir informes por parte de la Contraloría y recepcionar quejas, peticiones y denuncias.

Balance Social
Es el resultado de la comparación de los compromisos formulados para atender los problemas sociales identificados y las transformaciones logradas por la gestión de la Administración en una vigencia fiscal. Tiene la finalidad de establecer la equidad para el acceso, mejoramiento y mantenimiento en la prestación de bienes y/o servicios e identificar el número y características de los beneficiarios de los mismos.

Beneficio
Dato cualificable y/o cuantificable, que sea producto de observaciones, hallazgos, pronunciamientos o planes de mejoramiento u otra actuación de la Contraloría General de Santander.

Beneficio de Control Fiscal
Impacto positivo en el sujeto de control y/o en determinado sector de la comunidad generado por una actuación de la Contraloría, que puede derivarse del proceso auditor, de los estudios macroeconómicos comunicados o acciones del control fiscal participativo. Estos beneficios consisten en ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos alcanzados por un sujeto de control. Sus efectos se traducen en el mejoramiento de la gestión pública, en aras de mejorar la calidad de vida de la comunidad. Por regla general esos impactos o cambios positivos deben ser medibles o cuantificables

Capacitación
Actividad programada de la Contraloría de Cartagena para formar y generar capacidades a los miembros de las instancias de participación ciudadana de las diferentes comunas, corregimientos y barrios de la ciudad de Cartagena en aspectos relacionados con el control fiscal y control social.

Carpeta
Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación

Circular
Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la institución, así como las normas generales, cambios, políticas, proposiciones, órdenes y asuntos de interés común. La dependencia que elabore una circular guardará en su archivo el original, junto con la relación de distribución, debidamente firmada por los funcionarios que recibieron cada ejemplar.

Comunicaciones oficiales
Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

Contralor General de la República
Persona que ejerce la autoridad máxima para el ejercicio del Control Fiscal en Colombia. Es elegido por el Congreso de la República en pleno, durante el primer mes de sesiones, para un periodo igual al del Presidente de la República, de terna integrada por candidatos presentados por la Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado. No podrá ser reelegido para el periodo inmediatamente siguiente ni continuar en el ejercicio de sus funciones al vencimiento del mismo

Contraloría General de la República (CGR)
Autoridad competente para ejercer Control Fiscal sobre la Administración y los particulares que manejen bienes y los fondos de la Nación. La Contraloría General de la República es la máxima autoridad del Sistema de Control Fiscal

Denuncias
Aviso verbal o escrito sobre los hechos o conductas con las que se pueda configurar un posible manejo irregular o eventual detrimento patrimonial de fondos o bienes públicos

Derecho de Petición
Derecho y garantía constitucional que tiene toda persona para acudir ante las autoridades correspondientes y formular solicitudes respetuosas, bien sea en forma verbal o escrita, o pedir copias de documentos no sujetos a reserva, y obtener una pronta y completa respuesta de fondo en términos previstos en la ley, mediante comunicación expresa de la misma

Detrimento o Daño Patrimonial al Estado
Lesión al patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las Contralorías. Dicho daño se podrá ocasionar por acción o por omisión de los Servidores Públicos o la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzca directamente o contribuya al detrimento del patrimonio público

Dictamen
Opinión sobre los estados financieros de un ente contable

Ejecutado
Persona contra quien se adelanta un proceso ejecutivo para el cobro de un fallo con responsabilidad fiscal o una multa

Expediente
Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Fallo
Decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de fondo la responsabilidad del investigado, a través de una absolución o una imposición de sanción.

Firma Electrónica
Mientras que el segundo hace referencia a una serie de métodos criptográficos, el concepto de “Firma Electrónica” es de naturaleza fundamentalmente legal, ya que confiere a la firma un marco normativo que le otorga validez jurídica. La Firma Electrónica, puede vincularse a un documento para identificar al autor, para señalar conformidad (o disconformidad) con el contenido, para indicar que se ha leído o, según el tipo de firma, garantizar que no se pueda modificar su contenido

Gestión
Conjunto de acciones y actividades coordinadas, para dirigir y controlar una entidad, involucra la toma de decisiones orientadas a cumplir la misión institucional. La gestión parte del direccionamiento estratégico que involucra la misión, la visión, las políticas y objetivos, los planes, las metas y la asignación de recursos para obtener los resultados en la forma más eficiente y eficaz posible. Este proceso es dinámico y permanente y se lleva a cabo mediante directrices apoyadas en los flujos de información, el control, la evaluación, el análisis de datos y la cultura organizacional

Gestión documental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación

Hallazgo de Auditoria
hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición (situación detectada – SER) con el criterio (deber ser – Norma). Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas (o razones por las cuales se da la condición, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio) y efectos (resultados adversos, reales o potenciales, que resultan de la condición encontrada)

Indicador
Es una expresión cualitativa o cuantitativa observable que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con periodos anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo

Informe
Documento que permite al Equipo Auditor reportar la evaluación que ha realizado sobre la situación, la gestión y los resultados del Sujeto de Control y los diferentes hallazgos encontrados en el proceso de evaluación de una Entidad Auditada

Mapa de Riesgos de Corrupción
Herramienta que le permite a la entidad identificar, analizar y controlar los posibles hechos generadores de corrupción, tanto internos como externos. A partir de la determinación de los riesgos de posibles actos de corrupción, causas y sus consecuencias se establecen las medidas orientadas a controlarlos

MECI
El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado

Medidas Cautelares
Se denominan igualmente medidas de seguridad, medidas precautorias, medidas de garantía, acciones preventivas. Hacen referencia a aquellas providencias que de oficio o a petición de parte, puede adoptar el juez o el funcionario ejecutor con respecto de personas, pruebas o bienes, que pueden resultar afectados por la demora que se tomen en las decisiones dentro del proceso, siempre con carácter provisional y tendientes a asegurar el cumplimiento de las determinaciones

Memorando
Comunicación escrita de carácter interno utilizado para tratar asuntos referentes a órdenes, autorizaciones, conceptos, informes, orientaciones, pautas, recordatorios, etc., que agilicen la gestión institucional entre dependencias u oficinas de la misma Contraloría

No Conformidad
Incumplimiento de un requisito

Notificación
Actuación procesal a través de la cual se hace efectivo el principio de publicidad de las actuaciones administrativas, dándose a conocer las decisiones a los sujetos procesales, personalmente, por estado, por edicto, o por conducta concluyente. En el proceso verbal de Responsabilidad Fiscal, las decisiones se notificarán, además por aviso y por estrados. La notificación es el procedimiento mediante el cual se hace público un acto administrativo

Notificación Personal
Es la forma de dar a conocer las decisiones tomadas, directamente y efectivamente a los sujetos procesales. Forma principal e idónea de Notificación y la que la administración debe priorizar y procurar por todos los medios posibles

Observación de Auditoria
Hechos constitutivos de posibles hallazgos, generados a partir de la comparación entre una situación encontrada frente a un criterio de auditoria, los cuales una vez evaluados, valorados y validados en mesa de trabajo, con base en la respuesta o descargos presentados por el ente auditado, se configuran como hallazgos. (Adaptada de la Guía de Auditoría Territorial, noviembre de 2012)

Plan de Mejoramiento
Acciones que debe tomar la Administración con fundamento en el resultado de las auditorías practicadas, tendientes a corregir situaciones observadas por la Contraloría General de Santander. Revela el nivel de acatamiento por parte de la Entidad con el fin de determinar los procedimientos de verificación a incluir en los programas de auditoría

Radicación de comunicaciones oficiales
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley